Mataram, 10 Oktober 2026 – Pengelolaan arsip kini tidak lagi sekadar menyimpan dokumen fisik, melainkan telah bertransformasi menjadi sistem digital yang mengedepankan kemudahan akses, keamanan informasi, dan pemanfaatan kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI). Hal inilah yang menjadi fokus utama dalam Pelatihan Transformasi Kearsipan di Era Digital yang diselenggarakan Universitas Terbuka (UT) Mataram pada Sabtu (10/10/2026) di Kantor UT Mataram.
Kegiatan ini diikuti oleh mahasiswa penerima beasiswa Kartu Indonesia Pintar Kuliah (KIP-K) sebagai bagian dari program peningkatan kompetensi non-akademik dalam menghadapi perkembangan teknologi.
Pelatihan secara resmi dibuka oleh Direktur UT Mataram, Ronny Basista, Ph.D. Dalam sambutannya, beliau mendorong mahasiswa KIP-K untuk terus mengembangkan kompetensi diri tidak hanya melalui kegiatan akademik, tetapi juga melalui partisipasi aktif dalam kegiatan institusi, seperti upacara bendera dan kegiatan kemahasiswaan lainnya. Menurutnya, hal tersebut penting untuk membangun kedisiplinan, tanggung jawab, semangat kebersamaan, serta rasa memiliki terhadap institusi.
Keterlibatan mahasiswa juga tampak dari dukungan Organisasi Mahasiswa (Ormawa) UT Mataram. Sejumlah pengurus Ormawa berperan aktif dalam penyelenggaraan acara, mulai dari persiapan hingga pelaksanaan sebagai pembawa acara, pembaca doa, dan moderator. Ketua Umum Ormawa UT Mataram, Muhammad Fauzan, turut memberikan sambutan pada sesi pembukaan, yang mencerminkan kolaborasi yang solid antara institusi dan mahasiswa.
Pelatihan menghadirkan narasumber Firmanda Rizky Arinanta, S.T., Pranata Komputer Ahli Pertama pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram. Dalam pemaparannya, ia menekankan bahwa transformasi kearsipan bukan sekadar mengalihmediakan dokumen fisik ke format digital, melainkan mencakup pengelolaan informasi yang sistematis, perlindungan terhadap keaslian dokumen, serta kemudahan temu kembali arsip saat dibutuhkan.
Materi yang disampaikan meliputi digitalisasi arsip, pengelolaan dokumen elektronik, pencadangan data (backup), retensi arsip, serta keamanan dan autentisitas dokumen digital. Narasumber juga memperkenalkan pemanfaatan kecerdasan buatan dalam mendukung pengolahan dan penelusuran informasi, termasuk teknologi Large Language Models (LLM) dan Optical Character Recognition (OCR). Materi ini memberikan wawasan kepada mahasiswa mengenai sistem kearsipan modern sekaligus peluang pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen.
Suasana pelatihan berlangsung interaktif melalui sesi diskusi dan tanya jawab. Sebagai bentuk apresiasi, narasumber memberikan hadiah berupa akses Google Pro selama 1,5 tahun dengan kapasitas penyimpanan Google Drive sebesar 5 Terabyte (TB) kepada satu peserta teraktif, serta tiga buah mug untuk tiga peserta lainnya. Momen ini turut menambah antusiasme peserta selama kegiatan berlangsung.
Selain itu, seluruh peserta juga memperoleh kesempatan menggunakan platform pembelajaran interaktif Kahoot Pro selama satu bulan. Fasilitas ini diharapkan dapat dimanfaatkan mahasiswa untuk mendukung pembelajaran yang lebih kreatif dan interaktif.
Lebih jauh, materi pelatihan ini membuka peluang bagi mahasiswa untuk mengembangkan isu-isu kearsipan digital menjadi topik penelitian maupun karya ilmiah, seperti keamanan dokumen elektronik, efektivitas sistem pengarsipan, hingga penerapan AI dalam pengelolaan informasi. Bagi mahasiswa penerima beasiswa KIP-K, pengalaman ini diharapkan dapat memperkuat literasi digital, kemampuan berpikir kritis, dan kesiapan menghadapi tuntutan kompetensi di dunia kerja.
Melalui pelatihan ini, UT Mataram berharap mahasiswa KIP-K tidak hanya mampu memahami dan memanfaatkan teknologi secara produktif, tetapi juga memiliki kedisiplinan, tanggung jawab, dan semangat partisipatif yang menjadi bekal untuk menjadi lulusan yang adaptif, inovatif, dan siap berkontribusi di era digital. (Nining Suryani).
